Faktury z apteki w XML: jak przestać je przepisywać do zeszytu
Marcin KożuchowskiApteka przysyła faktury za leki pensjonariuszy. Ktoś w biurze przepisuje je do zeszytu albo Excela, sprawdza, czyje to leki, i dopisuje do stanów. Jeśli faktur jest kilkadziesiąt miesięcznie, to stała praca, w której łatwo o pomyłkę — szczególnie przy podobnych nazwiskach.
Większość programów aptecznych potrafi wysłać fakturę także w formie pliku XML. To dane, które komputer może odczytać bez przepisywania.
Trzy sposoby wczytania faktur
Senectum wczytuje faktury w formacie KS-AOW (OSOZ-EDI):
- Ręcznie — biuro wgrywa pliki XML przez przeglądarkę.
- Z folderu — pliki wrzucone do wskazanego folderu (np. współdzielonego z komputerem biura) wczytują się same.
- Z dedykowanej skrzynki e-mail — apteka wysyła faktury na adres np. faktury@placowka.pl, a Senectum je odbiera. Tylko od nadawców z listy zaufanych i z potwierdzeniem, że mail naprawdę pochodzi od apteki — sam adres „Od” da się podrobić.
Faktura sama trafia do właściwego pensjonariusza
Po wczytaniu faktura przypisuje się do pensjonariusza po imieniu i nazwisku nabywcy — kolejność i wielkość liter nie mają znaczenia („KOWALSKA ANNA” i „Anna Kowalska” to ta sama osoba). Jeśli takiej osoby jeszcze nie ma, zostaje założona automatycznie (pokój uzupełnia biuro).
Faktury wystawione na firmę albo fundację czekają na jedno ręczne przypisanie. Aplikacja zapamiętuje nabywcę i kolejne faktury od niego przypiszą się już same.
Nowy produkt — podpowiedź do zatwierdzenia
Gdy na fakturze pojawi się lek, którego jeszcze nie było, Senectum podpowiada liczbę sztuk w opakowaniu (z opisu, np. „30 tabl.”), jednostkę i rodzaj produktu: lek do kasetek, wyrób chłonny (rozpoznawany m.in. po kodzie CN) albo inny — maść, krople, syrop. Pielęgniarka lub biuro tylko sprawdza i zatwierdza. To jedyny moment, w którym potrzebny jest człowiek.
Błędny plik nie psuje danych
Uszkodzony albo nietypowy plik nie wywołuje błędu całej aplikacji — trafia do osobnego folderu z opisem problemu, a import pozostałych faktur trwa dalej.
Co dalej dzieje się z fakturą
Wczytana faktura od razu zasila stany leków, alerty i listę do zamówienia. Jest też widoczna na karcie pensjonariusza i w raporcie dla rodziny.
Na co zwrócić uwagę
Format faktur zależy od apteki i jej programu. Przed wdrożeniem warto sprawdzić z apteką, czy może wysyłać faktury w XML i na jaki adres. Jeśli Państwa apteka używa innego formatu — porozmawiajmy na pokazie.