Grafik zmian w domu opieki bez Excela: norma obsady i zmiany 24 h

Grafik w Excelu działa, dopóki układa go jedna osoba, a reszta zespołu ogląda go wydrukowany na tablicy. Problemy zaczynają się, gdy trzeba szybko sprawdzić, czy w sobotę na dzień jest wystarczająco opiekunek, czy ktoś nie ma dwóch zmian pod rząd, i czy zastępstwo na wtorek zostało gdziekolwiek zapisane.

Tydzień albo cały miesiąc na jednym ekranie

W Senectum grafik układa biuro. Dostępne są dwa widoki:

• tydzień — osoby w wierszach, dni i zmiany (dzień / noc) w kolumnach, zaznaczanie kratek,
• miesiąc — cały miesiąc na jednej stronie; stuknięcie w kratkę przełącza: brak → D → N → DN; z wydrukiem na A4 w poziomie.

Przy każdej osobie widać liczbę zmian i godzin w okresie. Zmiany, które już minęły, zostają w grafiku jako historia — nie da się ich przypadkiem zmienić.

Norma obsady pilnowana na bieżąco

Placówka ustala normę: np. 8 opiekunek na zmianę dzienną i 2 na nocną. Grafik ostrzega o każdej zmianie poniżej normy — z listą dni i liczbą osób („Sob 10.10 dzień 7/8”). Braki widać przy układaniu, a nie w sobotę rano.

Ostrzeżenie o 24 godzinach pracy bez przerwy

Dwie zmiany jedna po drugiej (noc + dzień albo dzień + noc) oznaczają 24 godziny pracy. Grafik ostrzega o takich sytuacjach — także na styku tygodni (niedziela → poniedziałek). To ostrzeżenie, nie blokada: decyzja zostaje po stronie biura.

Kopiowanie poprzedniego tygodnia

Większość tygodni wygląda podobnie. Jednym przyciskiem można skopiować grafik z poprzedniego tygodnia i poprawić tylko różnice. Gdy grafik edytują dwie osoby naraz, zapis jednej nie kasuje zmian drugiej.

Kto co widzi

• Biuro układa grafik.
• Pielęgniarki widzą grafik całego zespołu — wiedzą, z kim będą pracować.
• Opiekunki widzą na telefonie swoje najbliższe zmiany (2 tygodnie do przodu).

Grafik to plan — obecność to fakt

Grafik mówi, kto powinien przyjść. Kto przyszedł, potwierdza kliknięcie „Zaczynam zmianę” w telefonie. Senectum porównuje jedno z drugim i pokazuje różnice — o tym w artykule o nieobecnościach.

Osoby z grafiku są też brane pod uwagę przy automatycznym podziale pensjonariuszy: ich rejon czeka na nie przez pierwsze pół godziny zmiany.

Zobacz grafik na zrzucie ekranu: dla dyrekcji — obsada.