Ktoś nie przyszedł na zmianę? Grafik a obecność w praktyce

Godzina 7:00. W grafiku jest osiem opiekunek, przyszło sześć. Jedna się spóźni, druga jest chora. Kto ma jej pokoje? Pielęgniarka dowiaduje się o tym zwykle od pensjonariuszy, którzy czekają na śniadanie dłużej niż zwykle.

Plan i rzeczywistość — dwie różne rzeczy

W Senectum grafik (kto miał przyjść) i obecność (kto przyszedł) to osobne informacje. Obecność potwierdza sama opiekunka, klikając na telefonie „Zaczynam zmianę” — pół godziny przed startem albo później.

Dzięki temu aplikacja wie w każdej chwili, kto faktycznie pracuje, a kto jest tylko w planie.

Pierwsze pół godziny: rejon czeka

Osoby z grafiku, które jeszcze nie zaczęły zmiany, przez pierwsze 30 minut mają zarezerwowany rejon w automatycznym podziale. Spóźnienie o 10 minut nie powoduje przetasowania całego piętra, a ta, która przyszła pierwsza, nie dostaje od razu wszystkich pensjonariuszy.

Na liście pensjonariuszy widać, że opiekun „czeka (z grafiku)” — każdy wie, czyje to pokoje.

Po pół godzinie: pokoje przechodzą na obecnych

Jeśli osoba z grafiku nie zaczęła zmiany, po 30 minutach jej pensjonariusze są rozdzielani między obecne opiekunki — według tych samych zasad: piętra, obciążenie, ciągłe rejony. Nikt nie zostaje bez opiekuna tylko dlatego, że ktoś nie przyszedł.

Pielęgniarka widzi różnice od razu

Na ekranie zmiany jest sekcja „Grafik a obecność”:

• w grafiku, nie zaczęli zmiany — z nazwiskami,
• spoza grafiku (zastępstwo?) — osoby, które przyszły, choć nie było ich w planie.

Na ekranie „Dziś” pielęgniarka dostaje też ostrzeżenie, jeśli ktoś z grafiku nie zaczął zmiany, a jego pensjonariusze czekają na przydział.

Zastępstwo bez papierologii

Opiekunka, która przyszła w zastępstwie, po prostu klika „Zaczynam zmianę”. Dostaje rejon, widzi swoich pensjonariuszy i to, co jest do zrobienia. Biuro widzi różnicę między grafikiem a obecnością i może poprawić grafik — tak, żeby rozliczenie godzin zgadzało się z rzeczywistością.

Koniec zmiany też jest zapisany

„Kończę zmianę” zamyka obecność. Jeśli ktoś zapomni — aplikacja zamknie zmianę i otwarte wizyty sama, 2 godziny po końcu zmiany, z adnotacją. Czas pracy w przeglądzie dla dyrekcji opiera się na rzeczywistych wizytach, nie na deklaracjach.

Uwaga dla dyrekcji: rejestrowanie czasu pracy to dane osobowe pracowników — warto poinformować o tym zespół przed wdrożeniem (np. w regulaminie pracy).